最近、会議に関する愚痴を頻繁に聞きます。
「会議室が取れない・・・」
「とにかく会議が長い・・・」
「長いわりに何も決まらない・・・」
「一部の人しか意見を言わない・・・」
皆さんの会社ではいかがでしょうか？
ビジネスにおける環境や、顧客ニーズの変化が激しい中、
勝ち筋を見出し迅速に意思決定することは重要です。
一方で、意思決定された内容に不満の声が大きければ、
本質的な合意形成とは言い難いかもしれませんね。
それを裏付けるかの如く、会議後にこんな愚痴を聞くことがよくあります。
トイレの手洗い場とかで、「あの内容だと上手くいかないよ・・」的なやつ。
つまり、「会議って意味ないよー」、「無駄な時間」と、感じている方が割と多いということです。
じゃあ、やめちゃえば・・・、と思うわけですが、最近の潮流でもある民主主義的に決めたい、
（これをやらないと「私は聞いてない・・・」との不満が出る）との背景もあり、
やめるわけにもいかない・・・
では、どうすれば会議をこれまでよりも意味あるものに出来るのか？
その一つの手法が、ファシリテーションです。
ファシリテーションとは、 「会議、ミーティング等で、場への発言や参加を促し、
相互作用、協働を支援することで、意思決定、合意形成を図る手法」です。
広義でいうとコミュニケーションの一種であり、これからのリーダーに欠かせないスキルです。
そして、ファシリテーションおこなう人のことを、「ファシリテーター」と呼びます。
会議の進行役みたいな役割です。
では、ファシリテーションとは具体的に何をするのか？
その内容は多岐に渡ります。
準備、場創り、問題の構造化、論点の絞り込み、発散のために意見を引き出す、
発散した意見を収束させる、合意形成、タスクの割り振りなど、
ザックリと言ってもこれだけあり、ここから更に細分化していきます。
加えて、これらを機能させるためのコミュニケーション、ロジカルシンキングなどのスキルや、
ファシリテーターとして全体最適を前提としたその場の空気に
流されないあり方も重要になってきます。
結構大変そうですよね・・・
ただ、それだけに高いファシリテーションスキルを身に付けることで、
会議だけでなくチーム運営にもポジティブな変化を与えることが出来るのです。
今回は折角なので、今回は場創りについていくつかティップスをお伝えしたいと思います。
◆話しやすい話題から入る（アイスブレイク）
会議で、いきなり本題から入るのではなく、誰もが話やすい話題から始めることで、
発言をしやすい空気感を作り出すことが出来ます。
たとえば、「最近あったポジティブな出来事は？」や、「おすすめの旨い店！」などは、
誰もが苦労することなく話すことが出来るでしょう。
あるいは、「仕事で大切にしていることは？」などの話題も効果的です。
たとえば、いくつかのキーワードを、「売上、自由、利他、スピード、準備、目的意識・・」と、
明示して、この中から選んでもらったり、明示したキーワードにヒントを得て
別のキーワードを出してもらったりすると、出しやすくなります。
お互いの内面を少しだけ覗くことで、距離感が縮まります。
◆ファシリテーターが弱みを見せる
ファシリテーターは、完璧である必要はありません。
逆に、完璧すぎて隙がないと、参加者も「完璧でいなくては！」と、オープンになれません。
ファシリテーター自身が、失敗談を語ったり、知らないことを素直に知らないと伝えたりすることで、
「あっ！、失敗してもＯＫなんだ！」という認識が伝播します。
たとえば、参加者が発したキーワードを取り上げて、
「○○って言葉、知らなかったので、さっき、こっそりググって調べました・・」などと、
サラッと伝えるやり方は、ハードルが低いのでおすすめです。
とはいえ、複数の異なる価値観を持った人同士が集まって、
本質的な合意形成をするのって簡単ではないですよね。
表面的に、その場をやり過ごすような会議なのであれば尚更です。
だからこそ、まずは本音を発信してもらうために、本音を発信できる
場創りから始めてみてはいかがでしょうか。